議事録の形式は大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。

会話形式

会議での発言内容を時系列で記録した議事録になります。会議の流れや発言内容、決定までの過程を把握しやすい反面、決定事項や会議の要点が分かりづらい、作成に時間がかかるというデメリットがあります。
会議の質疑応答や話者の区別を明確に記録したい場合は、会話形式の議事録がお勧めです。
文字起こしをする際には、可読性を上げるため言いよどみ・言い直しを修正した「ケバ取り」でのご依頼が多くあります。また文章全体を整え直す「整文」では、そのまま議事録として使用される場合もあります。逆に一言一句そのまま書き起こす「素起こし」の場合は、研究や検証等での特殊な利用を前提とした場合でのご依頼があります。

要約形式

会議の内容を全体的に整理し簡潔にまとめた議事録になります。時系列ではなく、決定事項や重要な点のみを箇条書きなどで記載することで、会議の内容を短時間で把握できます。なお、要点を簡潔にまとめたものになるため、会議の流れや決定までの過程は把握できないことがデメリットとなります。
文章全体を整え直す「整文」で文字起こしを行い、その結果を元に編集するとまとめやすくなります。

なお、議事録を作成する際、会社によっては決まったフォーマットが存在する場合がありますので、事前にルールの有無を確認しておく必要があります。
決まったフォーマットがない場合は、Microsoftのサイトなどで議事録のテンプレートが無料でダウンロード可能ですのでご参考されてみてはいかがでしょうか。

議事録テンプレート

会議後に議事録を作成する場合は、会議を録画または録音し、動画データや音声データをもとに議事録を作成されることをお勧めします。

現在の議事録の主流は要約形式になっていますが、重要な会議であればあるほど結論にいたるまでの議論やどのような経緯でそういう結論になったのかが必要となる場合があります。当初は要約形式でという予定だったのに、後から会話形式の議事録が必要になった場合でも、動画・音声データがあれば後日に文字起こしをすることが可能です。

なお動画・音声データを取得後、そのまま議事録を作成しようとしても、必要な情報をまとめるには時間がかかります。また会議が長ければ長いほど、データの時間も長くなるため、最初から聞いていては時間がかかってしまいます。

レジュメやサマリーなどの配布資料があれば参考になりますが、そういった資料がない場合は、議題や流れだけでも最小限抑えたメモも残しておきましょう。

また録画・録音に際しては、カメラやレコーダーの配置によっては大きなノイズを拾うことがあれば、マイクの向き次第で音の質も大きく変わることもあります。音質が非常に低いデータからでは文字起こしが非常に困難になることもあるので注意が必要です。

音声データの品質と文字起こしの精度

他に近年ではスマートフォンによる録音も増えてきていますが、ボイスレコーダーと違い、録音用のマイクは通話用のマイクと兼用しているため、会議の録音などには不向きとされています。利用される場合は外部マイクを追加することで高品質な録音が可能となるのでおすすめです。

おすすめボイスレコーダー(ICレコーダー)、スマホ用マイク

オンライン会議の場合は、ZoomやMicrosoft Teams, Google Meetなどの各オンライン会議サービスには標準で録画機能が付属しています。データグリーンのHPにも代表的なオンライン会議の録音・録画方法やオンラインでの会議・対談・インタビューをスムーズに進めるコツをご案内しておりますのでご参考にしていただければ幸いです。

Web会議・オンライン会議の録音・録画

オンライン会議、インタビューをスムーズに進めるコツ

オンライン会議のサービスには「トランスクリプト(Transcript)」という音声をテキストに変換する機能が付属しているものがあります。これらを利用することで簡易的な文字起こしは容易に行えるようになりましたが、人が行った文字起こしにはまだまだ劣ります。

トランスクリプトで文字起こし

特に会議の場合は、複数人が発言することで会話の重複が発生しやすいこと、会議の参加者それぞれの音響環境や発声の特徴が異なること、会議室内の音の反響や空調音、環境音などのノイズにより、AIによる自動文字起こしでは正確な文字起こしは難しいといえます。

音声認識と文字起こし

AIによる文字起こしについて

AIやアプリを利用しての文字起こしの場合、音質が悪いと正確に文字起こしされず誤った語句が多数含まれていたり、その部分だけ全く起こされてなかったりして、結局後で人の手で聞き直しと修正を行う必要がでてきます。

また、自動文字起こしでは通常は音をそのまま起こしていくため、「えー」や「あのー」などの意味のない言葉や、言い淀みや言い間違いなどもそのまま起こされる「素起こし」の状態となり、読みづらいテキストになりやすく一般的な議事録には不向きとなります。

例：話者の声が小さく聞き取りづらい場合

※文章の途中が全く起こされていません。

例：複数の発言が重なっている場合

※発言が重なるとAIでは正確に文字起こしができていません。

例：ケバが多い場合

※ケバが入り読みにくい文章になっています。

例：誤変換されている場合

※意味が通らず、元の音声を確認する必要があります。